Ein Geschäftsführer eines mittelständischen Maschinenbau-Betriebs mit 60 Mitarbeitenden sitzt an einem Donnerstagmorgen vor drei Verlängerungs-Angeboten: HubSpot fürs CRM, Asana für die Projektverwaltung, und eine Cloud-Lösung für die Außendienst-Techniker. Zusammen 1.800 € pro Monat, jeweils zwölf Monate Mindestlaufzeit, jeweils mit „nur 12 % Preisanpassung gegenüber Vorjahr“.
Er rechnet zum ersten Mal seit drei Jahren nach: rund 65.000 Euro hat sein Betrieb in diesem Zeitraum für drei Tools bezahlt, die jedes für sich okay sind, aber keines so funktioniert, wie sein Team eigentlich arbeitet. Drei separate Logins, drei separate Datenbestände, und der Außendienst tippt Service-Berichte erst ins Tablet, dann das Innendienst-Team nochmal ins CRM.
Die Frage, die sich plötzlich stellt: Hätte ich für einen Bruchteil der jährlichen Kosten nicht eine eigene Lösung bauen lassen können, die exakt zu unseren Prozessen passt?
Wir zeigen in diesem Artikel, wann die Antwort „ja“ lautet. Und wann „nein, lass die Hände davon“. Drei Jahre TCO, sieben Indikatoren, drei häufige Einwände. Ohne Verkaufsversprechen: Wir bauen Software erst, wenn sie wirklich passt.
Die kurze Antwort
Eine Individuallösung lohnt sich, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: ein wiederholter, klar beschreibbarer Pain, eine Drei-Jahres-TCO, die die SaaS-Kosten erreicht oder übersteigt, und ein Prozess, der nicht im Kern eures SaaS-Anbieters liegt (DATEV-Buchhaltung, ERP-Stammdaten, branchen-regulierte Kern-Workflows: Finger weg).
Wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind, schauen wir uns gemeinsam an, wie eine eigene Lösung aussehen könnte. Wenn auch nur eine fehlt, sind wir die falsche Adresse. Wir sagen das auch so.
Die Drei-Jahres-Rechnung
Ein realistisches Beispiel aus unseren Discovery-Gesprächen. Mittelständischer Maschinenbau-Betrieb mit 60 Mitarbeitenden, drei SaaS-Tools für Kern-Workflows. Listenpreise, ohne Sonderkonditionen:
| Position | SaaS-Stack | Individuallösung |
|---|---|---|
| Initial-Investition | 0 € | 38.000 € (einmalig) |
| Monatliche Kosten | ~1.800 € (3 Lizenzen) | ~480 € (Retainer) |
| Onboarding/Schulung | ~4.500 € (über 3 Jahre) | inklusive |
| Integration/Workarounds | ~3.000 € (Excel-Brücken) | 0 € (eine App) |
| Drei-Jahres-TCO | ~72.300 € | ~55.280 € |
Differenz: rund 17.000 € weniger über drei Jahre, bei deutlich höherer Passung. Der Break-Even-Punkt liegt bei etwa 25 Monaten. Ab dem dritten Jahr arbeitet die Individuallösung deutlich günstiger als der Stack. Und das, ohne mögliche SaaS-Preiserhöhungen eingerechnet zu haben.
Wichtig: Die Zahlen sind ein Durchschnitts-Beispiel und ändern sich je nach Branche, Komplexität, Nutzerzahl und gewähltem SaaS-Stack. Bei euch liegt der Vergleich vielleicht klar zugunsten der einen oder anderen Seite. Deshalb gibt es den Pain-Checker und den Vor-Ort-Check, bevor wir mit konkreten Zahlen für euren Fall kommen.
Was die SaaS-Rechnung versteckt
Die Lizenzgebühr auf der Rechnung ist oft nur ein Teil der tatsächlichen Kosten. Was beim Einkauf gerne übersehen wird:
Onboarding und Schulung. Jedes SaaS-Tool will gelernt werden. Bei einem 60-Personen-Betrieb mit fünf bis zehn Neueintritten pro Jahr summiert sich das schnell auf fünfzehn bis dreißig Tage interner Arbeitszeit jährlich. Die Frustration durch wiederkehrende Onboarding-Termine kommt obendrauf.
Integration und Workarounds. Wenn eure SaaS-Tools nicht direkt miteinander reden (was die Regel ist), entstehen Excel-Brücken, manuelle Datenübernahmen, Zapier-Automatisierungen mit eigenen Folgekosten. Dieser versteckte Klebstoff kostet Zeit und ist eine der häufigsten Fehlerquellen.
Vendor-Lock-in und Wechselkosten. Daten aus einem etablierten SaaS-Tool zu migrieren ist teuer und langwierig. Die meisten Mittelständler bleiben deshalb auch dann beim bestehenden Anbieter, wenn er teurer wird oder eine wichtige Funktion nicht liefert. Der Wechsel selbst kostet zu viel.
Preisanpassungen. Praktisch jeder SaaS-Anbieter erhöht jährlich um 8 bis 15 %. Über drei Jahre ergibt das eine kumulative Erhöhung von 25 bis 50 %. Im obigen Beispiel liegen die tatsächlichen SaaS-Kosten realistischerweise eher bei 80.000 € als bei 72.300 €.
Was die Custom-Rechnung wirklich enthält
Wer Individualsoftware kalkuliert, vergisst gerne den Retainer. Und wer den Retainer ehrlich kalkuliert, klingt plötzlich nicht mehr nach „weg vom SaaS-Abo“. Genau deshalb die saubere Auflösung:
Eine produktive Software braucht drei Dinge dauerhaft: einen Server, der läuft (Hosting, Backups, Monitoring), Updates (Sicherheits-Patches, Library-Upgrades, kleinere Anpassungen) und eine Person, die abhebt, wenn es klemmt. Das ist kein Lizenz-Trick. Das ist Realität jeder Software, die im Alltag steht. Wer es weglässt, hat in 18 Monaten eine App, die niemand mehr anfassen will.
Bei agenturwerk/app läuft das als Retainer-Modell: feste Monatspauschale, dokumentierter Leistungsumfang, ihr seid Eigentümer von Code und Daten. Der Unterschied zum SaaS-Abo:
| SaaS-Abo | Retainer |
|---|---|
| Ihr zahlt für Zugang zur Software | Ihr zahlt für den Betrieb eurer Software |
| Ihr stoppt → Software weg | Ihr stoppt → Software bleibt, Code gehört euch |
| Pricing ändert sich, ihr habt keine Wahl | Festpreis pro Quartal, Erhöhung nur per Absprache |
| Andere Kunden bestimmen die Roadmap | Eure Anforderungen bestimmen die Roadmap |
| Datenbestand liegt beim Anbieter | Datenbestand liegt bei euch (eigener Server möglich) |
Das Retainer-Modell ersetzt nicht den Festpreis-Aufwand für die initiale Entwicklung. Es ergänzt ihn. Wer beides ehrlich rechnet, vergleicht TCO mit TCO, nicht Cashflow mit Cashflow.
Sieben Indikatoren: Bist du soweit?
Wir reden im Discovery-Gespräch oft mit Geschäftsführungen, die noch nicht genau wissen, ob sie reif für eine eigene Lösung sind. Die ehrliche Selbstprüfung: sieben Fragen, je 1 Punkt, ab 4 Punkten lohnt sich das Gespräch.
Mehrere SaaS-Tools, ein Prozess
Ihr zahlt drei verschiedene Anbieter für etwas, das eigentlich ein zusammenhängender Workflow ist. CRM, Mailtool, Aufgabenverwaltung. Drei Tools, in denen ständig die gleichen Daten neu eingetippt werden.
Lizenzkosten unverhältnismäßig zur Nutzung
Über 500 € pro Monat für ein Tool, von dem ihr 20 % der Features nutzt. Der Rest ist Lärm im UI und ein Verkaufsargument für andere Zielgruppen.
Excel als Brücke
Eine oder zwei Excel-Tabellen sind der „Klebstoff", der eure SaaS-Tools miteinander verbindet. Wenn die Excel-Datei kaputt geht, steht alles.
„So arbeiten wir nicht"
Ihr lehnt Tool-Features ab, weil sie nicht zu eurem Prozess passen. Oder ihr passt euren Prozess regelmäßig an die Software an, obwohl er vorher besser war.
Recurring Onboarding-Schmerz
Jeder neue Mitarbeitende braucht zwei bis drei Tage, um eure Tool-Landschaft zu verstehen. Schulungen sind dauerhaft im Backlog.
Vendor-Lock-in spürbar
Datenexport ist mühsam, „technisch nicht möglich" oder gegen Aufpreis. Der Gedanke an einen Anbieterwechsel löst Magenkrämpfe aus.
Dokumentation existiert intern
Ihr habt SOPs, Notion-Pages oder Excels, die euren Prozess beschreiben. Die Vorarbeit für Custom Software ist damit größtenteils geleistet. Ihr habt sie nur noch nicht für jemanden verschriftlicht, der damit baut.
Wer alle sieben Punkte abnickt, hat den Wechsel mental schon vollzogen und sollte ihn auch praktisch wagen. Wer bei zwei oder weniger landet, lebt vielleicht in einer SaaS-Welt, die für ihn passt. Dann ist Custom Software die falsche Antwort. Wir sagen das auch so.
Was nicht für eine eigene Lösung spricht
Damit das Bild ehrlich bleibt: Es gibt Fälle, in denen Individualsoftware die falsche Antwort ist. Auch wenn der SaaS-Stack frustrierend wirkt.
Buchhaltung und Steuer. DATEV gibt es nicht zu schlagen. Steuerbüro-Integration, Bilanzregeln, Lohnabrechnung sind hochreguliert, stehen im Kern des Geschäfts eures Anbieters und werden zentral gepflegt. Hier ist SaaS klar im Vorteil.
CRM-Stammdaten und Sales-Pipeline. Die großen SaaS-CRMs (HubSpot, Salesforce, Pipedrive) sind für genau diesen Anwendungsfall gebaut und bringen Funktionen mit, die ihr für den Bruchteil der Lizenzkosten nicht selbst entwickelt bekommt. Reporting, Pipeline-Visualisierung, E-Mail-Integration: alles fertig drin.
Branchen-regulierte Kern-Workflows. Medizintechnik mit MDR-Zertifizierung, Bankenwesen mit BaFin-Anforderungen, Pharma mit GxP. Das sind keine Micro-App-Themen. Da braucht es spezialisierte Anbieter mit eigener Compliance-Infrastruktur.
Prozesse, die noch nicht stabil sind. Wenn ihr euren Prozess alle drei Monate ändert, weil ihr noch experimentiert, wird jede Individualsoftware ständig hinterhergebaut. Sie wird genauso teuer wie der SaaS-Stack, nur frustrierender. Erst den Prozess stabilisieren, dann digitalisieren.
Faustregel: Wir bauen euch nicht euer SaaS-Klon. Wir bauen euch die Lösung für ein konkretes Problem, das Standard-Software schlecht oder gar nicht löst.
Drei häufige Einwände, und was dahinter steckt
Wenn wir mit Geschäftsführungen darüber sprechen, ob eine Individuallösung in Frage kommt, kommen fast immer dieselben drei Einwände auf den Tisch. Hier die saubere Auflösung:
Falsch. Ihr seid Eigentümer von Code, Daten und Dokumentation. Wenn ihr morgen mit uns nicht mehr arbeiten wollt, übergebt ihr alles einem anderen Dienstleister oder eurer internen IT. Im Discovery-Gespräch klären wir genau diese Stufen der Abhängigkeit: Welche akzeptiert ihr, welche nicht. Vendor-Lock-in entsteht im SaaS-Modell systembedingt, in der Individualsoftware nur dann, wenn ihr es zulasst.
Stimmt, beim Cashflow. Beim TCO (Drei-Jahres-Sicht) meist nicht. Eine typische Individualsoftware für einen klar abgegrenzten Prozess liegt bei 15.000–35.000 € einmalig plus Retainer im unteren bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Der SaaS-Stack, den sie ablöst, kostet über drei Jahre oft mehr. Siehe die TCO-Tabelle oben. Wer Cashflow zum entscheidenden Kriterium macht, sollte SaaS bevorzugen. Wer Gesamtkosten und Passung gewichtet, sollte rechnen.
Müsst ihr auch nicht. Der Retainer deckt Hosting, Sicherheits-Updates, Bugfixes und Ansprechbarkeit bei Störungen ab. Ihr ruft an, wenn was klemmt, wir kümmern uns. Die meisten unserer Kunden haben keine IT-Abteilung, und ihre Apps laufen seit Jahren ohne sie. Genau dafür existiert das Retainer-Modell: damit Mittelstand individuelle Software haben kann, ohne ein eigenes IT-Team aufbauen zu müssen.
Wie der Wechsel praktisch läuft
Eine SaaS-Ablösung ist kein Big Bang. Wir bauen die neue Lösung parallel zum laufenden SaaS-Betrieb, migrieren Daten erst kurz vor dem Cutover und planen mindestens einen Monat Überlappung. Der typische Ablauf:
Sechs bis zehn Wochen von der ersten Anfrage bis zum Cutover. Konkrete Beispiele aus unseren Projekten: ein HR-Tool, das in einer 12-Personen-Agentur ein halbes Dutzend SaaS-Versuche abgelöst hat. Ein Buchungstool für Meetingräume, das eine Office-365-basierte Lösung auf einem Startup-Campus ersetzt hat, weil die Companies auf Google Workspace liefen und sich kein gemeinsamer Login durchsetzte. Ein internes Ticketsystem, das jeden Tag zwei Stunden Geschäftsführer-Zeit zurückgibt, die vorher im Mail-Postfach landete.
Häufige Fragen
Wie hoch ist der Festpreis für eine typische Individuallösung?
Das hängt vom Scope ab und ergibt sich aus dem Vor-Ort-Check. Faustregel: Für eine klar abgegrenzte Lösung, die einen Prozess vollständig digitalisiert (etwa internes Ticketsystem, HR-Tool, Buchungs-App), bewegen wir uns im unteren bis mittleren fünfstelligen Bereich. Konkrete Zahlen kommen erst im Konzept-Dokument nach dem Vor-Ort-Check. Vorher wären sie geraten.
Wie lange dauert die Migration vom SaaS-Stack zur eigenen Lösung?
Sechs bis zehn Wochen vom Vor-Ort-Termin bis zum Cutover. Während der Bauphase laufen eure SaaS-Tools weiter. Wir bauen daneben, nicht darauf. Am Cutover-Tag werden Daten migriert und SaaS-Verträge gekündigt. Plant gegebenenfalls einen Monat Überlappung ein, um auf der sicheren Seite zu sein.
Wer hostet die Lösung, und wo liegen die Daten?
Auf deutschen Servern, DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungsverträgen. Standardmäßig läuft das über unsere Hosting-Partner (Profihost, Hetzner). Wenn ihr eigene Server in der Firma habt oder einen bestimmten Anbieter bevorzugt, geht das genauso. Ihr seid Eigentümer der Lösung und der Daten.
Was kostet der Retainer wirklich, und was ist drin?
Bei kleineren Apps im unteren dreistelligen Bereich pro Monat, bei größeren Lösungen entsprechend mehr. Der Retainer deckt Hosting, Sicherheits-Updates, laufende Pflege, ein monatliches Stunden-Kontingent für Anpassungen und Ansprechbarkeit bei Störungen ab. Das ist keine versteckte Lizenzgebühr, sondern der reale Aufwand, den jede produktive Software erzeugt. Der entscheidende Unterschied zum SaaS-Abo: Ihr zahlt für den Betrieb eurer Software, nicht für den Zugang zur Software eines anderen.
Was passiert, wenn agenturwerk/app pleitegeht?
Eure Software läuft weiter. Sie liegt auf eurem Server (oder einem Hosting-Vertrag, den ihr direkt übernehmen könnt), und ihr habt Code plus Dokumentation. Eine andere Agentur kann die Wartung übernehmen, oder ihr macht es intern. Das ist der konkrete Unterschied zu SaaS, wo der Anbieter-Ausfall das Aus für die Software bedeutet.
Können wir auch nur einen Teil-Prozess ersetzen, statt den ganzen SaaS-Stack?
Genau das empfehlen wir meistens. Eine Micro-App löst einen Pain, nicht zehn. Wenn ihr drei SaaS-Tools habt und nur eines davon richtig wehtut, ersetzen wir das eine. Die anderen lassen wir laufen, solange sie ihre Arbeit tun. Eine schrittweise Ablösung ist meist klüger als ein Big Bang.
Was ist der Unterschied zwischen einer Individuallösung und einer Micro-App?
Eine Micro-App ist die Form von Individualsoftware, auf die wir uns spezialisiert haben: klein, fokussiert, in Wochen statt Monaten gebaut, zum Festpreis. Klassische Individualsoftware ist oft sechsstellig und braucht Monate bis Jahre. Die Micro-App ist die Antwort auf die Frage „Wie macht man Individualsoftware mittelstandstauglich?". Mehr Details: siehe unseren Cornerstone-Artikel „Was ist eine Micro-App?".
Nächster Schritt
Wenn ihr beim Lesen mindestens vier der sieben Indikatoren angekreuzt habt, lohnt sich das Gespräch. Startet mit dem Pain-Checker. Sechs Fragen, zwei Minuten, keine Verbindlichkeit. Am Ende wisst ihr, ob euer SaaS-Pain individualisierbar ist. Oder ob ihr beim Stack besser aufgehoben seid.
Wer den Cornerstone-Artikel zu Micro-Apps noch nicht gelesen hat: dort beschreiben wir das Modell, das hinter unseren Lösungen steht. Was ist eine Micro-App? gibt die definitorische Grundlage zu allem, was wir hier beschrieben haben.
Falls ihr lieber direkt sprechen wollt: app@agenturwerk.de oder persönlich in Lohne. Keine Hotline, keine Zwischenebene. Wer schreibt, bekommt direkt die Person, die auch baut.